Holacracy Practitioner Leitfaden
Originalartikel: Holacracy® Basics: Understanding domains (Holacracy Practitioner’s Guide).
Chris Cowan, EdD., MDiv., HolacracyOne, 19. Juli 2017.
Übersetzung: Anne Kilburg, Xpreneurs GmbH
Modifikationen: Dennis Wittrock, Hypoport AG
Eine Domäne ist ähnlich wie eine Grundstücksgrenze.
Domänen: Grundlagen
Domänen sind eines der drei Grundelemente einer Rolle oder eines Kreises (die anderen sind Purpose und Accountabilities). Wir nutzen Domänen, um Kontrolle zu zentralisieren, da Holacracy jedem automatisch das Recht gibt, jegliche Aktion zu unternehmen oder Entscheidung zu treffen, die der Erfüllung des Purpose oder der Accountabilities seiner Rolle /seines Kreises dienen.
Domänen sind mit Eigentum vergleichbar, über dessen Verfügung die Rolle / der Kreis bestimmt. Es muss sich dabei nicht um physisches Eigentum handeln, sondern kann Dinge umfassen wie “der offizielle E-Mail-Verteiler”, “der Einstellungsprozess”, oder “die Spesenbuchungs- und Spesenabrechnungs-Standards”.
Domänen eignen sich hervorragend für alles, was zentral gesteuert werden muss. Kennst Du das Problem, wenn zu viele Leute an der Website “herumdoktern”? Eine Domäne „Webseite“ könnte in dieser Situation eine gute Lösung sein. Wenn eine Rolle bzw. ein Kreis eine Domäne besitzt, bedeutet dies, dass sie (er) damit machen kann, was sie (er) will, während andere sie (ihn) um Erlaubnis bitten müssen.
Auf Domänen einwirken
In der Regel reden wir davon auf Domänen „einzuwirken“, anstelle von Domänen “kontrollieren” oder “nutzen”. Der Begriff “einwirken” erscheint uns angemessener, weil er viel allgemeiner anwendbar ist auf die Vielfalt möglicher Domänen und wie man mit diesen interagieren kann. Wenn wir beispielsweise fragen: “Was wirkt auf das Auto deines Nachbarn ein?”, so ist diese Frage sehr interpretationsfähig. Bedeutet, das Auto bloß anzuschauen, schon “einwirken”? Wahrscheinlich nicht. Oder etwa, neben dem Auto zu stehen? Ok, was ist damit das Auto zu berühren? Oder die Autotür zu öffnen, sich rein zu setzen und damit herumzufahren?
Irgendwann ist jedenfalls ein Punkt erreicht, an dem man sagen kann, jetzt hat eine Einwirkung stattgefunden. Jeder ist in seiner Interpretation natürlich frei. Liegen die verschiedenen Interpretationen aber weit auseinander, kann die Domäne im Rahmen der Governance klarer definiert werden. In einigen Fällen kann die Nutzung einer Domäne Einwirkung bedeuten (z. B. die Nutzung des Autos meines Nachbarn), in anderen Fällen jedoch nicht (z. B. die Nutzung des Einstellungsprozesses, der einer anderen Rolle gehört, was durchaus in Ordnung wäre).
Domänen besitzen und delegieren
Falls Deine Rolle eine Domäne besitzt, darfst Du diese Domäne allein kontrollieren. Kein anderer darf einfach ohne Deine Erlaubnis auf sie einwirken. Andere können jedoch um das Recht bitten, auf die Domäne einwirken zu dürfen. Du bist dann aufgefordert, diese Anfragen zu prüfen, indem Du entweder den Zugriff erlaubst oder verweigerst (wenn Du Anfragen ablehnst, musst Du einen Grund angeben, warum durch die Einwirkung mehr Schaden als Nutzen entstünde).
Wenn Dein Kreis eine Domäne besitzt, ist dies vergleichbar mit einem Familienbesitz. Jede Rolle im Kreis darf auf sie einwirken. Dies gilt jedoch nur, solange die Domäne nicht an eine bestimmte Rolle weiterdelegiert worden ist. Wenn der Marketing-Kreis beispielsweise die Domäne „Website“ hat, dann könnte jede Rolle im Kreis Änderungen vornehmen, ohne irgendjemand um Erlaubnis zu fragen.
Wurde die Website-Domäne allerdings im Rahmen eines Governance-Meetings an die Rolle “Webmaster” delegiert, dann kontrolliert sie der Webmaster. Wenn das geschieht, dann ist die Domäne SOWOHL dem Marketing-Kreis zugeordnet (damit diejenigen außerhalb des Kreises wissen, wer sie kontrolliert), ALS AUCH der Webmaster Rolle (damit diejenigen innerhalb des Kreises wissen, wer sie kontrolliert).
Hinweis: Wenn Du eine delegierte Domäne besitzt, hast Du die ausschließliche Kontrolle darüber, wie sie erstellt oder verwendet wird. Du hast jedoch nicht die Befugnis, wesentliche Vermögenswerte des Unternehmens zu verkaufen oder zu zerstören (d.h., Du willst nicht zu hören bekommen: „Gute Neuigkeiten, als Webmaster habe ich unsere Website zu einem tollen Preis verkauft !!“).
Richtlinien definieren
Da Du Anfragen zur Einwirkung auf Deine Domäne prüfen musst, kann es einfacher sein, eine Richtlinie zu erlassen. Richtlinien sind wie Regeln oder Bestimmungen, die es anderen erleichtern zu wissen, was sie innerhalb der Domäne anstellen können und was nicht (etwa: “Ich erlaube dir, dieses Ding zu benutzen, aber nur unter folgenden Bedingungen …“).
Stell Dir vor, der Kreis „Facilities & Equipment“ hat die Domäne „Firmenwagen“. Doch jedes Mal, wenn Du Dir ein Auto ausleihst, hat es zu wenig Benzin. Du möchtest erwarten können, dass jeder das Auto volltankt, nachdem er es benutzt hat, doch es ist nicht sinnvoll, das als Accountability zu erfassen (an welche Rolle sollst Du es dranhängen?“). An dieser Stelle hilft es, stattdessen eine Richtlinie für den Kreis vorzuschlagen, die besagt: „Jeder, der das Firmenauto nutzt, muss es vollgetankt zurückbringen.“
Unabhängig davon, wie ausgefeilt eine Richtlinie aussehen mag (einige können mehrere Seiten umfassen), sie ist per Definitionem immer mit einer Domäne verbunden. Technisch gesehen sind Richtlinien entweder; 1) Einräumungen von Autorität, die Außenstehenden erlauben auf eine Domäne zu einzuwirken; oder 2) Einschränkungen oder Begrenzungen in Bezug darauf, wie Insider (diejenigen, die bereits das Recht haben, auf die Domäne einzuwirken) auf diese einwirken dürfen.
Falls Deine Rolle eine Domäne besitzt, kannst Du Richtlinien selbst außerhalb von Governance veröffentlichen, da sie Dir exklusiv gehört und Du Einwände von niemandem anderes integrieren musst (sie können in GlassFrog direkt neben der Domäne erfasst werden). Weitere Informationen zu Richtlinien findest Du hier.
Implizite Domänen
Da der größte Kreis (d.h. der GCC oder wie auch immer Deine Organisation ihn nennt) automatisch alles kontrolliert, wäre es lächerlich, alles als Domäne in GlassFrog zu erfassen (z. B. „Firmenlogo“, „Beschaffungsprozess“, „Kaffeemaschine“, „Kaffeefilter“, „Kaffeebohnen“, usw.). Stattdessen betrachten wir diese als implizite Domänen. Das bedeutet, dass sie in der Governance nicht explizit aufgeführt werden müssen, da die Verfassung bereits im Wesentlichen besagt: „Das Unternehmen besitzt, was es besitzt.“
Aus diesem Grund werden manchmal Richtlinien an der Domäne „Alle Funktionen & Aktivitäten innerhalb des Kreises“ angezeigt. Das bedeutet, dass die Richtlinie einer impliziten Domäne zugeordnet wurde, die redundant wäre eigens zu definieren.
Wenn beispielsweise die Richtlinie „Jeder, der Passwörter zum Schutz von unternehmensbezogenen Konten verwendet, muss sicherstellen, dass sie stark genug sind.“, dem GCC zugewiesen wurde, musst Du nicht zusätzlich eine Domäne „Firmenbezogene Konten“ definieren, da diese Domäne bereits impliziert ist.
Häufig gemachte Fehler bei Domänen
- Sobald Unternehmen anfangen Domänen zu verstehen, sehen wir manchmal so etwas wie “Landraub”. Mit anderen Worten: Jeder fängt an Domänen für alles vorzuschlagen was sie möglicherweisekontrollieren wollen – statt sie basierend auf echten Spannungen vorzuschlagen. Es handelt sich dabei um ein häufiges Missverständnis darüber, was Domänen sind und wie sie funktionieren. In diesem Beispiel werden Domänen dazu verwendet, um zu definieren, worum der Kreis sich kümmert, obwohl diese Funktionen korrekter durch eine Accountability festgehalten werden (in diesem Fall wäre das „Besitzen“ einer Domäne falsch interpretiert im Sinne von “das ist MEINE Arbeit”). Unnütze Domänen verursachen in der Regel keinen unmittelbaren Schaden, abgesehen davon, dass sie dieses Missverständnis verstärken und künstliche Flaschenhälse/Bürokratie hinzufügen können.
- Als Variante dieses ersten Fehlers schlagen Mitarbeitende manchmal Domänen für Bereiche vor, die niemanden außerhalb des Kreises interessieren würden. Nehmen wir als Beispiel einen IT-Kreis, der Domänen einrichtet wie etwa „IT Einkaufs-Prozess” oder „IT Tickets”. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass auf diese Domänen jemals von einer Rolle außerhalb des IT-Kreises eingewirkt werden muss (daher ist es eher unwahrscheinlich, dass sie auf realen Spannungen basieren). Das verursacht keinen direkten Schaden, da es keine Regel dagegen gibt, doch es fördert ein Missverständnis dessen, was Domänen sind und wie man sie verwendet.
- Richtlinien vorschlagen, die besagen „Jeder kann auf die Domäne zugreifen, solange er vorher fragt”, wo eine Domäne doch automatisch diese Option vorsieht. Eine Domäne zu haben, verhindert nicht einmal zwangsläufig, dass niemand auf sie einwirken kann, weil Du immer noch Zugriffsanfragen prüfen musst. Eine derartige Richtlinie ist problematisch, weil sie Verwirrung über die Funktion von Domänen stiftet. Wahrscheinlich zieht jemand aus dieser Richtlinie den Rückschluss, dass andere Domänen irgendwie unzugänglich sind. Denke daran, dass Domänen nur als Kontrollpunkte nützlich sind, nicht als Straßensperren.
- Den Geltungsbereich von Domänen (und delegierten Domänen) zu verstehen, kann am Anfang verwirrend sein. Manchmal wird eine Domäne in der Governance erfasst, die für die gesamte Organisation gelten soll, doch es nicht tut, weil die Domäne zuvor nicht delegiert worden ist. Stell Dir zum Beispiel folgende Situation vor: Der Vertriebskreis ist ein Sub-Kreis des Marketingkreises, der wiederum ein Sub-Kreis des GCC ist. Der Vertriebskreis könnte im Governance Meeting des Marketing Kreises für sich eine Domäne „Webseite“ vorschlagen (nehmen wir an, dass niemand im Marketing Kreis Einwände erhoben hat). Doch selbst obwohl diese Domäne in den Governance-Aufzeichnungen erfasst worden ist, gilt sie nicht außerhalb des Marketing Kreises. Dies liegt daran, dass niemand vorgeschlagen hat, das „Familieneigentum“ (eine Domäne die dem GCC gehört) zum „Eigentum eines bestimmten Familienmitglieds“ zu delegieren (eine Domäne von Marketing). Aus Sicht des GCC und jeglicher “Geschwister-Kreise”, die darin enthalten sind, ist die Website immer noch in Familienbesitz. Das ist so, als würde ein Kind seinen Freunden die Erlaubnis erteilen, das Familienauto zu fahren (d. h. der Marketing-Kreis hat dem Vertrieb die Erlaubnis erteilt, etwas zu kontrollieren, das er selbst nicht kontrolliert). In diesen Fällen wird dann die Domäne als zu einem Sub-Kreis oder einer Rolle zugehörig aufgeführt, sie gilt jedoch nur innerhalb der eigenen Familie (und nicht in der Nachbarschaft).
Lies „Introducing the Holacracy Practicioner Guide” um mehr Artikel zu finden (englische Originale) oder den PnO Blog von Hypoport, bzw. den Xpreneurs Blog für die deutschen Übersetzungen