Holacracy® Grundlagen: Richtlinien verstehen

Holacracy Practitioner Leitfaden

Originalartikel: Holacracy® Basics: Understanding Policies (Holacracy Practitioner’s Guide).

Chris Cowan, EdD., MDiv., HolacracyOne, 26 Juli 2017.

Übersetzung: Anne Kilburg, Xpreneurs GmbH

Modifikation: Dennis Wittrock, Hypoport AG

Von den drei grundlegenden Governance Konstrukten (Accountabilities, Domänen und Richtlinien), sind Richtlinien bei weitem die am meisten missverstandenen. Ist eine Richtlinie ein Prozess? Handelt es sich um eine Konzernrichtlinie, wie den Dresscode? Keines davon trifft wirklich den Kern und nach der Lektüre dieses Artikels wirst du hoffentlich ein besseres intuitives Verständnis davon haben, was Richtlinien sind und wie man sie anwendet.

Die Grundlagen

Technisch gesprochen erlauben oder begrenzen Richtlinien den Zugang zu etwas, das bereits durch eine Rolle / einen Kreis, kontrolliert wird (d.h. eine Domäne). Da Domänen exklusive Kontrolle geben, braucht man Richtlinien, um genauer zu bestimmen, wie und/oder wer auf eine Domäne einwirken darf. Im Grunde ist eine Richtlinie eine Einschränkung, die du beachten musst, wenn du handelst.

Domänen und Richtlinien sind immer miteinander verknüpft. Um Richtlinien also wirklich verstehen zu können, muss du erst Domänen verstehen – was sie sind und wie sie funktionieren (lies diesen Artikel über Domänen, falls du das noch nicht getan haben solltest).

Eine nützliche Weise, um über Richtlinien nachzudenken, ist erst mal darüber nachzudenken, was deine Rolle / dein Kreis kontrolliert. Du kannst nicht kontrollieren, was dir nicht gehört. Beispiel: Wenn du einschränken möchtest, welche Rollen die Webseite verändern können, sollte deine erste Frage lauten „Kontrolliert meine Rolle die Webseite?“

Was Richtlinien tun können

Zugriff gewähren auf eine Domäne bzw. einen Bereich, der ansonsten ausschließlich durch den Kreis kontrolliert wird. Beispielsweise können so Bedingungen festgelegt werden, die erfüllt werden müssen, um Zugriff auf die Domäne nehmen zu können (z.B. „Jeder kann über den Facebook Account der Firma posten, so lange mit dem eigenen Namen unterschrieben wird.“)
Zugang begrenzen, indem sie einen bestimmten Weg spezifizieren, wie auf das Firmengut zugegriffen werden muss (z.B. „Jede Rolle, die ein Firmenkonto bei einem Drittanbieter einrichtet, muss ein starkes Passwort mit mindestens 8 Zeichen benutzen“).
Sie definieren einen spezifischen Arbeitsprozess innerhalb des Kreises (z.B. „Alle Projekte müssen in GlassFrog erfasst werden“)
Oder eine Aktivität geradewegs verbieten (z.B. „Keine andere Rolle als Finanzen ist autorisiert, die Finanzdaten der Firma weiterzugeben“)

Definition des „Wer“ und des „Was“ (öffnen oder einschränken)

Wenn eine Rolle von außerhalb des Kreises ständig auf die Domäne einwirken möchte, dann kann innerhalb des Kreises eine Richtlinie eingerichtet werden, um den Zugang zu öffnen. Du kannst nicht einfach ohne Erlaubnis das Auto des Nachbarn benutzen, doch stelle dir vor, der Nachbar würde eine Richtlinie veröffentlichen, die besagt „Alle Nachbarn, die direkt gegenüber leben, dürfen unser Familienauto mitbenutzen.“ Das öffnet den Zugang zu einer Besitzdomäne für jemanden außerhalb der Familie (es liegt auf der Hand, dass solch ein Nachbar gleichermaßen großzügig wie fiktiv ist).

Ebenso, wie eine Richtlinie den Zugang zu einer Domäne nach außen öffnen kann, kann sie ihn innerhalb der Gruppe, die sie besitzt, weiter einschränken. Deine Nachbarn dürfen weiter einschränken wer in ihrer Familie das Auto fahren darf (z.B. „Alle Familienmitglieder außer dem Baby dürfen das Auto benutzen“). Weil die Domäne in Familienbesitz ist, kann standardmäßig jeder in der Familie das Auto nutzen, doch es kann vielleicht sinnvoll sein manche Familienmitglieder von dieser Domäne auszuschließen.

Das „Wie“ definieren („wenn-dann“ Aussagen)

Manchmal reicht es nicht nur zu definieren, wer auf eine Domäne einwirken darf und wer nicht. Oft muss eine Richtlinie mehr regeln. So kann eine Richtlinie auch spezifizieren, was jemand tun muss, um das Recht zu haben auf die Domäne einwirken zu dürfen. Solche Richtlinien funktionieren wie „wenn-dann“-Aussagen. Hier ist eine Richtlinie von HolacracyOne:

„Jeder, der Passwörter nutzt, um den Zugang zu Firmenkonten oder vertraulichen Daten zu sichern, muss sicherstellen, dass diese Passwörter stark sind, nicht bereits mehrfach in anderen Systemen genutzt, ausschliesslich an einem sicheren Ort gespeichert, und mit niemandem geteilt werden.”

An diesem Beispiel kann man deutlich die „wenn-dann“-Struktur nachvollziehen: Wenn du Passwörter benutzt, um … bla, bla, bla, dann musst du sicherstellen, dass diese Passwörter stark sind, etc., etc., etc.

Die meisten Richtlinien folgen dieser „wenn-dann“-Struktur, also achte darauf, wenn du nach Richtlinien suchst, oder verwende die Struktur, wenn du eine Richtlinie in einem Governance-Meeting formulierst (d.h. „Wie kann ich diese Richtlinie als eine „wenn-dann“-Aussage formulieren?“).

Richtlinien dürfen keine Handlungen einfordern

Richtlinien gelten nur wenn jemand auf eine Domäne einwirken will, also kann die Richtlinie niemanden beauftragen zu handeln. Hier spreche ich über die Worte und die Formulierung der Richtlinie. Das bedeutet, dass eine Richtlinie ungültig ist, die besagt „Marketing wird einen vierteljährlichen Newsletter veröffentlichen“, weil es buchstäblich zu einer Handlung auffordert (d.h. „Marketing wird… veröffentlichen.“).

In der Praxis sollten Richtlinien, die [unbedingt] „Handlungen einfordern“, den Einwand „ungültiger Governance Output“ (UGO) hervorrufen, denn (und verwende diese Argumentation gerne): „Die Verfassung definiert eine Richtlinie als ‚eine Einschränkung oder Erlaubnis der Autorität auf eine Domäne einzuwirken‘ und nach meiner Interpretation erfüllt diese Richtlinie nicht diese Definition.“ Wenn man eigentlich möchte, dass jemand in Betracht zieht, eine wiederkehrende Aktion zu tun, dann sollte man stattdessen eine Accountability verwenden.

Eine Richtlinie kann also nicht im luftleeren Raum zu einer Aktion auffordern, doch eine Richtlinie kann eine Aktion einfordern – entweder davor, als eine Bedingung für die Einwirkung auf eine Domäne, oder danach, als eine Konsequenz der Einwirkung darauf.

Ich benutze noch mal die „wenn-dann“-Struktur zur Illustration: „Jeder, der die Website verändern möchte, muss den von Marketing entwickelten Style-Guide einhalten.“ (d.h.: Wenn du die Website verändern möchtest, dann musst du den Style Guide nutzen. Die Aktion kommt davor als eine Bedingung des Einwirkens).

Oder …

„Jeder, der einen Firmenwagen nutzt, muss ihn wieder vollgetankt zurückbringen.“ (d.h: Wenn du einen Firmenwagen nutzt, dann musst du ihn wieder vollgetankt zurückbringen. Die Aktion kommt danach als eine Konsequenz des Einwirkens.)

Eine andere Weise zu sagen „Richtlinien dürfen keine Aktionen einfordern“, ist zu sagen „Richtlinien müssen eine bewusste Wahl erlauben“. Eine Richtlinie, die besagt “Wenn du Luft atmest, dann musst du immer Donnerstags deinen Zeiterfassungsbogen einreichen“, wäre ungültig, da ich nicht unter Kontrolle habe, ob ich Luft atme oder nicht.

Auf ähnliche Weise wäre eine Richtlinie, die besagt: „Jede Rolle, die eine Kundenanfrage per E-Mail erhält, muss diese an den Kundendienst weiterleiten“ ebenfalls ungültig mit der Begründung, dass ich keine Kontrolle darüber habe, ob ich von jemand anderem kontaktiert werde oder nicht. (Um Näheres darüber zu erfahren, wie solche Themen am besten geregelt werden, lies den Beitrag “Richtlinien die Menschen reg(ul)ieren”).

Richtlinien in Bezug auf delegierte Domänen annehmen

Domänen können natürlich nach unten delegiert werden. So wie in dem Beispiel des GCC, der die Domäne „Marketing Newsletter“ an den Marketing Sub-Kreis hinunter delegiert. Ab diesem Zeitpunkt haben die Rollen im GCC nicht länger die Autorität auf den Newsletter einzuwirken, ohne die Erlaubnis des Marketing Kreises einzuholen (es sei denn, die Governance wird geändert).

Paragraph 2.1.3 der Verfassung besagt:

„Der Kreis behält jedoch das Recht, die Delegation dieser Domäne zu verändern oder aufzuheben, oder Richtlinien zu definieren oder zu modifizieren, die die Autorität der Rolle innerhalb der Domäne weiter erweitern oder einschränken.“

Das bedeutet, dass der GCC immer noch eine Richtlinie in Bezug auf die „Marketing Newsletter“ Domäne verabschieden können, obwohl die Domäne das Eigentum des Marketing Sub-Kreises bleibt. Das ist so wie, wenn ein Elternteil ein Kind auffordert, einen Helm zu tragen, wenn es sein neues Fahrrad fährt (d.h. das neue Fahrrad = Domäne des Kind Sub-Kreises; Kind = Domäneninhaber; Eltern = GCC/ Super-Kreis; Richtlinie = Wenn das Kind das Fahrrad fahren möchte, dann muss es einen Helm tragen.)

Richtlinien können nicht etwas kontrollieren, das der Organisation nicht gehört

Die Organisation kann nur ihr Eigentum regeln (z.B. ihre Domänen, Anlagen, etc.). Dies gilt auch für einen Kreis.

Da Richtlinien immer mit einer Domäne verknüpft oder an etwas gebunden sind, das anderweitig durch den Kreis kontrolliert wird (ich nenne es manchmal eine „implizite Domäne“), kannst du nur eine Richtlinie darüber verabschieden, was bereits dir gehört. Wenn du z.B. eine Richtlinie darüber haben willst, welche Rollen autorisiert sind, die Liste mit Kunden-E-Mail-Kontakten zu aktualisieren, dann solltest du dich zuerst fragen „Kontrolliert dieser Kreis die Liste mit Kunden-E-Mail-Kontakten?“ Falls nicht, sorge dafür, dass du die Domäne delegiert bekommst, oder prozessiere die Spannung durch die Rep-Links, bis sie in dem Kreis mit dem angemessenen Regelungsbereich ankommt.

Außerdem sind Richtlinien, die Arbeitszeit oder andere Erwartungen an Mitarbeiter regeln, wie sie üblicherweise in Mitarbeiter-Handbüchern klassischer Unternehmen erfasst sind, normalerweise keine gültigen Richtlinien, da die Organisation die Menschen nicht besitzt oder kontrolliert, sie kontrolliert nur die Rollen. Um diesen Aspekt besser unter philosophischen Gesichtspunkten zu verstehen, lies „This Time it’s Personal“ und “Richtlinien die Menschen reg(ul)ieren” für konkretere Hinweise.

Achte auf das Wort „sollen“

Das Wort “sollen” gehört nicht in eine Richtlinie, denn Richtlinien sind offizielle Regeln, keine Leitsätze, die man anwenden kann aber nicht muss. So ist z.B. eine Richtlinie, „Jeder sollte es ins Geräte-Register eintragen, wenn er Geräte ausleiht“, nicht sehr hilfreich, denn ich bin immer noch verantwortlich in jedem Einzelfall zu prüfen, ob die Richtlinie anzuwenden ist oder nicht.

Stattdessen sollten Richtlinien immer kategorisch formuliert sein, „Jeder muss es ins Geräte-Register eintragen, …“ denn das Ziel ist Klarheit darüber, was erlaubt ist und was nicht. Und falls diese Restriktion verändert werden muss, dann kannst du es durch Governance tun. Doch bis dahin ist es, was es ist.

Natürlich geht es bei Sprache immer auch um Interpretation. Es mag also Uneindeutigkeit darüber geben, was „eintragen“ bedeutet oder, was unter „Geräte“ verstanden wird, doch es sollte keinerlei Uneindeutigkeit über die Natur der Erwartung geben.

Was, wenn eine Richtlinie ständig verletzt oder ignoriert wird?

Nun, dann hast du ein Problem. Holacracy macht diese Situation nicht wahrscheinlicher als in irgendeinem anderen Unternehmen (wie geht jegliches Unternehmen mit jemandem um, der ständig gegen eine Unternehmensrichtlinie verstößt?), doch es gibt Holacracy-spezifische Best Practices, die funktionieren.

Zunächst einmal müssen wir davon ausgehen, dass alle üblichen Handlungsoptionen bereits ausgeschöpft sind. Das bedeutet, dass derjenige, der die Richtlinie verletzt hat, über die Richtlinie aufgeklärt worden ist und weiß, dass er sie befolgen soll. Dem Betroffenen ist auch bewusst, dass er einen Vorschlag zur Änderung der Richtlinie einbringen könnte. Obwohl er all dessen gewahr ist, verletzt der Betroffene die Richtlinie, ohne mit der Wimper zu zucken.

Manchmal ist die Lösung bereits klar in der Governance definiert, das Problem ist die Durchsetzung. Stell dir zum Beispiel vor, jemand verstößt konsequent gegen die Richtlinie: „Alle Anträge auf Erstattung von Reisekosten müssen innerhalb von 2 Monaten nach Tätigung der Ausgaben eingehen.“ In diesem Fall hat die Rolle, die die Ausgaben kontrolliert (nennen wir sie „Finanzen“), die volle Autorität, das Geld zurückzuhalten, falls der Antrag auf Erstattung außerhalb des 2-Monats Zeitraums liegt. Die offensichtliche Lösung wäre, dass „Finanzen“ die Erstattungen ablehnt, und jegliche betroffene Partei ihre Spannungen diesbezüglich prozessieren lässt, doch wenn ihr die Durchsetzung der Richtlinie unangenehm ist, dann muss die Intervention zuerst bei der Rolle „Finanzen“ gemacht werden.

Oder vielleicht muss die Organisation eine Klausel im Arbeits-/Partnervertrag festhalten, die von jedem, der der Organisation beitritt, unterzeichnet wird. Die Klausel könnte zum Beispiel lauten: „Jeder, der auf konsistente und bewusste Weise gegen eine geltende Richtlinie verstößt, nachdem er hinreichend darauf hingewiesen wurde, dessen Lohn wird jede Woche um 20% vom Payroll Circle gekürzt, bis er Anstrengungen unternimmt, die geltenden Richtlinien der Firma zu befolgen“. Irgendetwas in der Art. Hinweis: Eine sofortige Kündigung anzudrohen funktioniert in der Praxis normalerweise nicht, da nur wenige Unternehmen wirklich dazu bereit sind, mit der Drohung ernst machen.

Über einen anderen interessanten Ansatz, der darin besteht, der am stärksten betroffenen Partei zu erlauben die Strafe zu definieren, berichtet Paul Walker von Zappos. Er teilte das folgende in der Holacracy Community of Practice:

“Das Missachten oder Verletzen von Richtlinien ist in unserem Unternehmen schon seit langem ein Thema und wir haben bereits unterschiedlichste Herangehensweisen ausprobiert, wie wir Leute dazu bringen könnten, sich an die geltenden Richtlinien zu halten. Allerdings wurde die Einhaltung, egal welcher Richtlinie, nicht zwingend durchgesetzt, schon allein aufgrund der schieren Menge von geltenden Richtlinien (zum Teil, weil wir sind ein großes Unternehmen sind) und weil es einigen Lead Links einfach egal war, ob ein Kreismitglied eine Richtlinie einhielt, solange es nicht direkt den eigenen Kreis betraf.

Was wir also seitdem getan haben, ist der Richtlinie Konsequenzen hinzuzufügen, die wem auch immer, der am meisten darunter leidet, die Autorität zu verleihen, sie durchzusetzen. Wenn z.B. unser Finanz-Kreis Spannungen damit hat, dass die Leute ihre Ausgaben nicht berichten, dann kann er eine Richtlinie im GCC vorschlagen, die etwas besagt wie:

„Wenn das Geld der Firma ausgegeben wird, dann muss innerhalb eines Monats ein Spesenreport eingereicht werden. Wenn diese Richtlinie verletzt wird, dann hat @Finanzen die Autorität, das Budget des Kreises entsprechend anzupassen und / oder das Kreismitglied, das die Verletzung begangen hat, auf dieselbe Weise zur Rechenschaft zu ziehen, wie sein eigener Lead Link es könnte.“

Wie immer gibt es nicht die eine Lösung, um unverhohlene Richtlinienverletzungen zu lösen, doch die oben beschriebenen Ansätze sollten dir ein paar Ansatzpunkte geben.

Lies „Introducing the Holacracy Practicioner Guide” um mehr Artikel zu finden (englische Originale) oder den PnO Blog von Hypoport, bzw. den Xpreneurs Blog für die deutschen Übersetzungen.