Es gibt spannende Neuigkeiten aus dem hola::be Kreis der Hypoport AG. Basierend auf unseren Erfahrungen aus mittlerweile 26 internen Holakratie Practitioner Trainings haben wir die Facilitationkarten für Governance und Tactical Meetings weiterentwickelt und angepasst. Die Änderungen betreffen das Design (Hypoport-Stil), die Terminologie, die Reihenfolge, die Formulierung und den Fluss der Testfragen, sowie Anmoderationen und Tipps zu den Meetingschritten. Dieser Artikel erklärt, was neu ist, warum und worauf ihr in Zukunft achten solltet.

Download der Karten für das Tactical-Meeting und das Governance-Meeting

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Änderungen in der Governance Karte

Subtile Sprachpraxis – Anpassung der Begrifflichkeiten für Governance

Wir haben die Sprachkonvention und die Benennung einiger Schritte angepasst. Was vormals die „Einwandrunde“ war, heißt jetzt schlichtweg “Sicherheitsprüfung des Vorschlags” – denn das ist sie letztlich. Dieses Bild war schon lange Teil der empfohlenen Anmoderation der Einwandrunde. Statt das wieder und wieder erklären zu müssen, haben wir einfach den Schritt komplett umbenannt. Das ist direkter.

„Kein Einwand, Euer Ehren! Nur ein Sicherheitsbedenken.“

Wir sprechen nicht mehr von “Einwänden”, nur noch von “Sicherheitsbedenken”. Diese Bedenken sind auch nicht mehr “gültig“ oder „ungültig”, sondern “integrationspflichtig“ oder „nicht integrationspflichtig”. Die Intention hinter diesen Anpassungen ist es, den subtilen innerlichen Widerstand, den die Rede von „Einwänden“ bzw. „ungültig“ heraufbeschwört, abzumildern („Ich bin falsch!“/ „Der Kollege ist falsch!“). Die alte Terminologie klingt nach Gerichtsverfahren, bei dem am Ende jemand verurteilt wird und bei dem es „Gewinner“ und „Verlierer“ gibt. Nichts könnte von der eigentlichen Intention des Prozesses der integrativen Entscheidungsfindung weiter entfernt sein. Also weg damit.

„Sicherheitsbedenken, die nicht integrationspflichtig sind“ werden als wesentlich weniger konfrontativ erlebt als „ungültige Einwände“. Die Bereitschaft, „Sicherheitsbedenken“ (ehemals „Einwände“) anzumelden und ergebnisoffen zu erforschen, steigt. „Bedenken“ zu äußern, die helfen, um den Vorschlag sicherer zu machen, ist psychologisch leichter, als einen „Einwand gegeneinen Vorschlag“ zu erheben.

Der Wert eines „Sicherheitsbedenkens“ ist für alle Parteien wesentlich intuitiver zu erfassen als der eines „Einwands“. Obwohl „Einwände“ dem Prozess total helfen, fühlt sich das Wort eher nach dem Gegenteil an. „Einwände“ schmecken nach Meckern, Verweigerungshaltung, Veto, Blockade und ‚Mimimi‘. Es ist ein hinderlicher Begriff, den wir daher aus unserem Vokabular tilgen.

„Sicherheitsbedenken“, bzw. kürzer „Bedenken“, sind zunächst einmal das, was sie sind – ein subjektives Empfinden. Dass der Mensch eine Spannung empfindet, ist erst einmal ein Fakt. Das Bedenken als „gültig“ oder „ungültig“ zu etikettieren, ist daher wenig hilfreich. Menschen fühlen sich verurteilt. Wir schlagen daher andere Adjektive vor. Der Prozess hilft dabei, Sicherheitsbedenken herauszufiltern, die „nicht integrationspflichtig“ sind (ehemals „ungültig“). Diese Bedenken mögen weiterhin bedeutsame Spannungen für den Bedenkentragenden sein, doch gemäß Verfassung müssen sie an dieser Stelle des Prozesses nicht integriert werden.

„Hier geht’s zum Ausgang…“

Daher bieten wir auf der neuen Governance Facilitationkarte einen klaren Ausweg an, damit die Getesteten nicht einfach nur an der Mauer des Prozesses zerschellen, sondern eine Erklärung darüber bekommen, warum ihr Bedenken an dieser Stelle „nicht integrationspflichtig“ (statt „ungültig“) ist, und was sie im Anschluss mit ihrer Spannung tun können, falls diese noch fortbestehen sollte.

• Menschen, die keinen Schaden nennen können, sondern den Vorschlag lediglich optimierenwollen (Kriterium 1), wird das Einbringen eines eigenen Agendapunktes nahegelegt.
• Menschen, die keine Rolle haben, die durch den Vorschlag eingeschränkt wird (neues Kriterium 2, ehemals Kriterium 4), wird erklärt, dass die Spannung außerhalb der Autorität ihrer Rolle liegt und sie ggf. bei den betroffenen Rollen für ihre Spannung werben können.
• Menschen, die durch den Vorschlag nur an ihre eigene Spannung erinnert werden, die unabhängigvon dem Vorschlag besteht (neues Kriterium 3, ehemals Kriterium 2), wird ebenfalls das Einbringen eines eigenständigen Agendapunktes angeboten.
• Menschen, die der Ansicht sind, dass kein bedeutender Schaden durch den Vorschlag entsteht (Kriterium 4-b, ehemals Kriterium 3-b), wird erklärt, dass man erst mal Erfahrung sammeln und bei Bedarf rechtzeitig nachsteuern kann.

Diese weiterführenden Erklärungen wurden bisher nur von erfahrenen Facilitatoren angeboten. Durch die Überarbeitung der Prozesskarte stehen sie bereits Novizen zur Verfügung. Das macht die Erfahrung des Prozesses wesentlich wertschätzender für Anfänger. Übersteht ein Sicherheitsbedenken den Prozess der Testung, dann haben wir am Ende keinen „gültigen Einwand“, sondern – gemäß der neuen Sprachkonvention – einen „integrationspflichtigen Schaden“ als Ergebnis. Die ‚Einwandsverhinderungspolizei‘ ist tot ­– lang lebe die wertschätzende ‚Sicherheitsbedenkenerforschung‘!

Keine mystische Trumpfkarte mehr: „Formfehler“ statt „UGO“

“Ungültiger Governance Output – UGO” wird umbenannt zu einem “Formfehler”, denn das ist es letztlich. Das kryptische Akronym „UGO“ ist nun keine mystische Trumpfkarte mehr, die Anfänger der Praxis verwirrt, weil der Facilitator sie plötzlich und oft ohne gute Erklärung einfach aus dem Hut zaubert und auf den Tisch knallt.

Ein „Formfehler“ ist, wie der Name schon andeutet, ein Fehler in der Form des Vorschlags – nicht notwendigerweise ein Fehler des Inhalts des Vorschlags. Der Vorschlag verletzt die Grammatik zulässiger Governance-Konstrukte, die die Verfassung erlaubt. Das ist wie die automatische Grammatikprüfung eines Textverarbeitungsprogramms, welche die unpassenden Konstrukte farbig unterstreicht. Der Inhalt mag ok sein, die Form ist nicht in Ordnung. Mehr ist es nicht. Ein Formfehler kann meistens leicht in der Integration durch Anpassen des Vorschlags integriert werden.

Ein „Formfehler“ (ehemals „UGO“) stellt keinerlei Grund dar, um die komplette Prozessierung des gesamten Vorschlags abzubrechen, wie gerne mal angenommen wird. Bei einem vorzeitigem Prozessabbruch wird natürlich die ursprüngliche Spannung des Vorschlagenden gar nicht gelöst. Solche Katastrophen sind vermeidbar, indem man die irreführende Vokabel „ungültig“ (das „U“ in „UGO“) komplett aus dem Wortschatz streicht und gleichzeitig das Konzept des „Formfehlers“ mit dem Konzept „integrationspflichtig“ verknüpft. Formfehler sind stets integrationspflichtig, d.h. man muss sie (und kann sie in den allermeisten Fällen auch) im Schritt „Integration“ integrieren. Auf der neuen Karte haben wir die Integrationspflicht von Formfehlern hervorgehoben.

Zudem werden die häufigsten Indizien für das Vorliegen eines Formfehlers als Beispiele genannt, z.b. „operatives Ergebnis; außerhalb der Autorität des Kreises; Governance von Menschen; Accountability, die keine wiederkehrende Tätigkeit ist.“ Der Facilitator soll erklären, gegen welche Regel der Verfassung der Formfehler jeweils verstößt. Dadurch können die Teilnehmer besser folgen und lernen bei jedem Formfehler etwas über die „Grammatik“ des Governance-Prozesses. In den Tipps auf der Hilfskarte werden typische Formfehler und korrekte Governance Ergebnisse in größerem Detail erläutert und nebeneinandergestellt.

Die systemischen Ursachen hinter unproduktiven Governance Prozessen

Das voreilige Verwerfen eines Formfehlers mitsamt der Spannung des Vorschlagenden ist meistens der Unerfahrenheit des Facilitators geschuldet. Die Unerfahrenheit mit dem Schritt „Integration“ wurzelt wiederum in der Seltenheitder als „integrationspflichtig“ getesteten „Sicherheitsbedenken“ (ehemals „gültige Einwände“). Weil so gut wie niemand „Einwände“ erhebt (weil das als „nicht nett“ empfunden wird) und die ‚Einwandsverhinderungspolizei‘ ganze Arbeit geleistet hat, landet man meistens gar nicht erst in der Integration. Weil er keine Erfahrung damit hat, will der Facilitator diesen Schritt vermeiden. Weil er diesen Schritt vermeidet, kann er keine Erfahrung damit bekommen. Der Kreis spürt das, solidarisiert sich mit seinem Facilitator und vermeidet „Sicherheitsbedenken“ („Einwände“) in vorauseilendem Gehorsam. Es wird zu einer unbewussten, kollektiven Gewohnheit.

Diese Abwärtsspirale ist ein systemisches Muster, dass den Governance Prozess langfristig aushöhlt und ihn für den Kreis irrelevant erscheinen lässt. Die „Einwandstodesspirale“ (Chris Cowan, HolacracyOne) hat ihr nächstes Opfer gefunden. Das empfohlene Gegenmittel ist eine „einwandspositive Kultur“. Aber wie?

Konstruktbewusstsein und intelligentes Sprachdesign

Wir denken, dass wir noch tiefer, nämlich auf der Ebene der Begrifflichkeiten ansetzen müssen. Worte formen die Wahrnehmung der Realität auf subtile und tiefgreifende Weise. Die Umbenennung von „Einwandrunde“ zu „Sicherheitsprüfung des Vorschlags“, von „Einwänden“ zu „Sicherheitsbedenken“, von „ungültig“ zu „nicht integrationspflichtig“ und von „UGO“ zu „Formfehler“ wird auf Dauer die Wahrnehmung der Praktizierenden grundlegend verändern und in eine förderliche Richtung lenken.

Das Begrüßen von „Sicherheitsbedenken“ erhöht die Häufigkeit des Schrittes Integration im Governance Prozess. Je öfter der Facilitator die Integration facilitiert, desto sicherer wird er im Umgang mit Formfehlern und Bedenken. Er und der die anderen Kreismitglieder merken, dass es keine große Sache ist, wenn sie auftreten. Im Gegenteil: sie werden willkommen geheißen, weil sie den Vorschlagenden davon entlasten, alle Nebeneffekte seines Vorschlags vorab bedenken zu müssen. Die Integration der Sicherheitsbedenken durch den Prozess macht den neuen Vorschlag für die Organisation sicher zum Ausprobieren. Die größere Akzeptanz von Sicherheitsbedenken wiederum erhöht die Häufigkeit der Integration, usw. Eine Aufwärtsspirale der Praxis wird in Gang gesetzt.

Anpassung der Reihenfolge der Testfragen

Bei Hypoport praktizieren wir immer noch gemäß der Verfassung Version 4.1. Eine Neuerung der Version 5.0 besteht darin, dass die Fragereihenfolge für die Testung von Sicherheitsbedenken umgestellt wurde. Kriterium 4 („Welche Deiner Rollen wird behindert?“) rutscht in der Reihenfolge nach oben an die zweite Stelle. Kriterium 2 wird zu 3, Kriterium 3 entsprechend zu 4. Begründet wurde es damit, dass die meisten Sicherheitsbedenken an Frage 4 scheitern, weshalb es ineffizient ist, zuerst die anderen Testfragen zu stellen. Man könnte auch schneller zum selben Ergebnis gelangen, dass das Bedenken nicht integrationspflichtig ist, da der Bedenkentragende keine Rolle hat, die durch den Vorschlag behindert wird.

Das Lager der Praktizierenden, die im Vorfeld gegen diese Umstellung argumentiert hat, begründete es damit, dass die alte Reihenfolge didaktisch wertvoller sei, da Anfänger sich auf diese Weise mit zwei weiteren Kriterien vertraut machen können, bevor ihr Bedenken aussortiert wird. Letztlich hat sich die Effizienz-Fraktion aber am Ende durchgesetzt. Wir sind ebenfalls davon überzeugt, dass die Änderung sinnvoll ist, da sie das Potenzial hat, den Prozess zu beschleunigen. Daher haben wir sie mit in die Karte aufgenommen und die Fragereihenfolge angepasst. Davon unabhängig darf man bereits unter Verfassung 4.1. die Testfragen in einer beliebigen Reihenfolge stellen. Aber das Aufnehmen in die Karte ist natürlich eine Design-Entscheidung, die weichenstellend wirkt.

Integration der Spickzettel-Essenz in die neuen Karten

Wer unser internes Holakratie Practitioner Training durchlaufen hat, der wurde in der Vergangenheit von uns mit allerlei Materialien überhäuft: zwei A5 Facilitationkarten, ein vierseitiger Spickzettel in A4 für Governance, sowie ein doppelseitiger Spickzettel in A4 für Tactical. Die gute Nachricht lautet, dass wir es geschafft haben, das Wissen aus diesen Spickzetteln stark einzudampfen und zu halbieren. Governance ist (mit Hinweisen) nun eine doppelseitige A4 Karte, bzw. zwei doppelseitige A5 Karten (Hauptkarte und Hilfskarte), Tactical passt wie gehabt auf eine doppelseitige A5 Karte, enthält jetzt aber auch zusätzlich die Tipps aus dem doppelseitigen Tactical Spickzettel.

Änderungen der Governance Karte im Detail

Die Vorderseite der A4 Version der Karte listet auf der linken Seite neben jedem Schritt die Anmoderation auf. Rechts neben dem Ablauf finden sich Tipps, Checklisten und Hinweise zu jedem Schritt. Diese beiden Spalten findet man alternativ auf der Vorderseite der A5 Hilfskarte.

Vorschlag vorstellen

Neu ist eine separate Hinweisbox in blauer Farbe, die den Facilitator daran erinnert, dass der Secretary den Vorschlag und die Spannung im Software-Tool aufschreiben muss. Beiderlei wird an dieser Stelle öfter mal vergessen, was den Prozess unnötig verlangsamt und unklarer macht. Ohne die ursprüngliche Spannungfestzuhalten, wird die Integration später unübersichtlich. Wenn der Facilitator vergisst den Vorschlagfesthalten zu lassen, entgleist der Prozess komplett, weil der zentrale Dreh- und Angelpunkt fehlt. Diese Änderung wird insbesondere für Anfänger nützlich sein.

Ebenfalls neu ist eine Hinweisbox über „Kriterien für zulässige Vorschläge“, da manche Vorschläge in seltenen Fällen nicht zulässig für die Prozessierung sind. Die Fragen in der Anmoderation von Vorschlag vorstellen testen diese Kriterien zwar bereits implizit ab, aber wenn man den Vorschlag noch mal nachträglich testen möchte, z.B. während der Integration, dann hat man hier noch mal eine knappe Testanleitung, ohne in der Verfassung blättern zu müssen.

Tipps und Checklisten zu den weiteren Schritten des Prozesses

Zu Vorschlag vorstellen, Verständnisfragen, Klären & Verbessern, sowie zur Integration finden sich an der rechten Seite der A4 Karte, bzw. auf der Hilfskarte im A5 Format noch weitere hilfreiche Tipps, insbesondere die Regeln aus der Verfassung im Umgang mit Integrationsunwilligkeit der beteiligten Parteien während des Schrittes der Integration. Diese braucht man nur selten, aber falls man sie mal brauchen sollte, dann ist es Gold wert, sie kompakt und griffbereit zu haben.

Desweiteren wurden die Beschreibungen der Schritte leicht verbessert und geklärt. Die größten Änderungen betreffen aber die Rückseite der Governance-Karte, ehemals „Einwände testen“, nun umbenannt in „Sicherheitsbedenken testen“.

Verschmelzung der einleitenden Frage mit dem 1. Testkriterium

Die einleitende Frage, „Siehst du einen Grund, weshalb die Annahme dieses Vorschlags Schaden verursacht; Einwand oder kein Einwand? Falls Einwand: Was ist der Schaden?“, wurde verkürzt in „Könnte der Vorschlag irgendeinen Schaden machen? Falls ja: Welchen Schaden?“. Normalerweise beginnen die Bedenkentragenden an dieser Stelle automatisch damit, ihre Bedenken zu artikulieren und den Schaden zu formulieren. In der alten Karte kam im weiteren Verlauf die erste Testfrage, „Ist dein Einwand, dass der Vorschlag Schaden verursacht (wie?), oder ist dein Einwand, dass der Vorschlag unnötig oder unvollständig ist?“

Das unterbrach häufig den Gedankenfluss, weil die Gefragten meist schon als Antwort auf die einleitende Frage beschrieben hatten, wie der Vorschlag schadet. Dann fragt der Facilitator erneut, ob sie denken, dass der Vorschlag Schaden verursacht. „Ja Schaden, das habe ich doch gerade eben gesagt!“ Man fühlt sich leicht verschaukelt, bzw. vom Facilitator überhört. Die Fragen wirken roboterhaft, nicht wie ein organisches Gespräch. Wir haben daher den Facilitatoren bislang immer empfohlen, nur abzufragen ob überhaupt ein Einwand besteht und dann sofort mit der ersten Testfrage zu beginnen. Das war zumindest ein bisschen eleganter.

Ein Gespräch über den Schaden führen

Mit der neuen Governance Karte wird es sogar noch eleganter, weil wir die einleitende Frage mit der ersten Testfrage verschmolzen haben. Die einleitende Frage fragt das erste Testkriterium ab (lt. Verfassung: „Der Vorschlag würde der Fähigkeit des Kreises schaden, seinen Purpose oder seine Accountabilities auszudrücken“). In der neuen Version ist das erste Testkriterium eine Anleitung für ein Gespräch über den Schaden, den der Vorschlag machen könnte. Der Facilitator muss sich fragen, ob er in den Ausführungen des Bedenkentragenden einen konkreten Schaden gehört hat. Die Kriterien dafür haben wir für ihn expliziert. Der Bedenkentragende muss eines von drei Dingen tun:

• zeitlichen, materiellen oder ideellen Schaden konkret nennen
• den unklaren oder inhaltlich unverständlichen Teil des Vorschlags konkret nennen
• Schaden, der den Purpose des Kreises behindert, konkretisieren

Falls der Bedenkentragende keine dieser drei Varianten eines Schadens nennt, dann kann der Facilitator noch mal präzisieren, indem er erklärt, dass er an dieser Stelle einen konkreten Schaden hören muss. Falls dann immer noch kein Schaden genannt wird, kann er fragen: „Hast du eine bessere Idee?“, bzw. „Findest du den Vorschlag unnötig?“. Falls der Bedenkentragende eines von beiden bejaht, dann hat er gerade eine eigenständige Spannung artikuliert, ohne darzulegen, warum der Vorschlag Schaden verursacht. Sein Bedenken ist aber an dieser Stelle des Prozesses „nicht integrationspflichtig“. Daher kann man ihm hier nur anbieten, einen eigenen Agendapunkt einzubringen, um seine eigenständige Spannung aufzulösen. Wie oben erwähnt, präzisiert die neue Karte hier die Begründung des Ausscheidens der Spannung und die weiteren Handlungsoptionen für den Bedenkentragenden. Das macht es wertschätzender, als wenn einem der Facilitator einfach nur „Das ist ein ungültiger Einwand!“ um die Ohren haut.

Schaden erfassen und zur Konkretisierung in Testfragen einsetzen

Nach dem ersten Testkriterium wird der Secretary daran erinnert, den konkreten Schaden möglichst knapp im Scratchpad des Software-Tools zu erfassen. Der „konkrete Schaden“ steht in eckigen Klammern und in rot und kann in die späteren Testfragen eingesetzt werden, um diese verständlicher zu machen. Daher ist „[der Schaden]“ in den Testfragen der anderen Kriterien ebenfalls optisch hervorgehoben. Hier ein Beispiel:

Nehmen wir beispielsweise an, der Bedenkentragende nennt beim ersten Kriterium „Reputationsverlust“ als potentiellen Schaden durch den Vorschlag. Der Secretary erfasst das im Scratchpad des Software-Tools. Der Facilitator kann diesen Textbaustein dann im weiteren Verlauf nutzen, um ihn in die Testfragen einzusetzen.

„Wird der [Reputationsverlust] durch diesen Vorschlag verursacht, oder ist der [Reputationsverlust] schon jetzt ein Problem, auch ohne den Vorschlag?“ ist wesentlich verständlicher als „Wird der Schaden durch diesen Vorschlag verursacht, oder ist der Schaden schon jetzt ein Problem, auch ohne den Vorschlag?“

„Schließt du aus eigener Erfahrung, dass der [Reputationsverlust] eintreten wird, oder vermutest du, dass der [Reputationsverlust] eintritt?“ ist weniger abstrakt, als „Schließt du aus eigener Erfahrung, dass der [Schaden] eintreten wird, oder vermutest du, dass der [Schaden] eintritt?“

Sowohl dem Facilitator als auch dem Bedenkentragenden erschließt sich dadurch die Bedeutung der Fragen wesentlich leichter. Die Testfragen werden in Bezug auf das vorliegende Bedenken konkretisiert. Anstelle einer mechanischen Interaktion mit abstrakten Fragen fühlt es sich tendenziell mehr an wie ein echtes Gespräch zur Erforschung eines Bedenkens.

Die Frage nach den betroffenen Rollen

Die Frage nach den betroffenen Rollen wurde gemäß Verfassung v5.0 nach oben gezogen und wird direkt als nächstes nach der Etablierung des konkreten Schadens abgefragt. Da hier oft unpräzise getestet wird, bzw. die Bedenkentragenden manchmal einfach nur ein vages „ja“ von sich geben, haben wir die implizite Sub-Frage expliziert und ihr eine eigene Box im Flussdiagramm der Fragen gegeben: „Welche deiner Rollen würde in ihrem Purpose oder ihren Accountabilities eingeschränkt werden und wie?“ Wer bei dieser Frage ins Stottern kommt und eine Begründung schuldig bleibt, der hat in Wirklichkeit keine Rolle, die der Vorschlag behindern würde. Er will lediglich „helfen“, was nicht ausreichend ist für einen integrationspflichtigen Schaden. (In den begleitenden Tipps zu diesem Schritt weisen wir auch darauf hin, dass für den Lead Link „dem Kreis helfen“ und „seiner eigenen Rolle helfen“ ausnahmsweise dasselbe ist, da dies ja seinem Purpose entspricht.)

Die Frage nach der Verursachung durch den Vorschlag

Durch das Einsetzen des konkreten Schadens kann diese Testfrage durch den Facilitator konkreter gemacht werden. Als weitere Neuerung haben wir – analog zu der Frage nach den Rollen – auch hier die implizite Sub-Frage expliziert und ihr eine eigene Box im Flussdiagramm der Fragen gegeben: „Wie wird [der Schaden] durch den Vorschlag verursacht?“ Wie bei den anderen Fragen ist auch das Stellen dieser Frage optional. Falls der Facilitator sich durch Zuhören bereits zusammenreimen kann, wie der Schaden durch den Vorschlag verursacht wird, muss er sie nicht stellen. Falls es ihm jedoch nicht klar sein sollte, kann diese Frage nützlich sein.

Die Frage nach „bekannten Daten“, bzw. “zwangsläufig”

Auch hier haben wir eine Präzisierung vorgenommen, die die Beantwortung der Frage reibungsloser und intuitiver macht. Früher lautete die Frage „Würde die Annahme des Vorschlags zwangsläufig diese Wirkung haben (wie?), oder sagst du voraus, dass diese Wirkung eintreten wird?“. Das in der Verfassung zugrundeliegende Testkriterium lautet: „Der Einwand beruht auf gegenwärtig bekannten Daten oder ist notwendigerweise voraussagend, weil wir später nicht nachsteuern können.“ Hier geschehen in der Praxis die meisten falsch-negativen Testungen, die dazu führen, dass eigentlich integrationspflichtige Bedenken durch Missverständnis der Frage als „ungültig“, bzw. „nicht integrationspflichtig“ erklärt werden.

Die Goldene Regel

Das ist natürlich absolutes Gift für die Legitimität des Governance-Prozesses, denn ein fälschlich verworfenes Bedenken führt aktiv einen Schaden in die Organisation ein. Das Gegenteil davon, also ein nicht integrationspflichtiges Bedenken fälschlicherweise reinzulassen und mit zu integrieren, ist weitaus weniger schlimm. Daher ist das auch die Goldene Regel der Testung, die wir auf der Karte als Tipp mit einem eigenen Kasten versehen haben. Wenn du dir als Facilitator unsicher bist, dann integriere lieber das zweifelhafte Bedenken während der Integration. Es macht weniger Schaden als es leichtfertig rauszuwerfen, nur um im Nachhinein festzustellen, dass sich dahinter doch ein integrationspflichtiger Schaden verborgen hat.

Heiße Herdplatten und Erfahrungswissen

Unsere Neuformulierung der Frage nach den „bekannten Daten“ umgeht das Problem, immer erst einmal erklären zu müssen, was unter die Definition von „bekannte Daten“ fällt und was nicht. Auch was “zwangsläufig” bedeutet, war nicht immer klar. Die neue Formulierung lautet nun: „Schließt du aus eigener Erfahrung, dass [der Schaden] eintreten wird, oder vermutest du nur, dass der Schaden eintritt?“

Diese Erklärungen liefen nämlich in der Regel darauf hinaus, Bedenkentragenden zu erklären, dass mit „bekannten Daten“, bzw. “zwangsläufig” Erfahrungswissen gemeint ist. Natürlich weiß ich nicht mit hundertprozentiger Sicherheit, dass ich mir beim erneuten Anfassen der heißen Herdplatte schon wieder die Finger verbrennen werde, doch mein Erfahrungswissen reicht mir, damit ich die richtige Entscheidung treffe. Es ist nicht bloß eine spekulative Vermutung, dass der Vorschlag Schaden machen könnte. Mein Wissen ist dann gegründet in „bekannten Daten“. (In den begleitenden Tipps findet sich noch der Hinweis, dass Schäden, die Unklarheit oder Unverständlichkeit des Vorschlags reklamieren, immer eine „eigene Erfahrung“ darstellen: ich erfahre den Vorschlag unmittelbar als unklar und unverständlich.)

Mitarbeiter, die schon länger im Beruf sind, können z.B. in der Regel auf einen größeren Erfahrungsschatz zurückgreifen als Berufsanfänger. Das ist ein Mehrwert für die Organisation, weil sie nicht dieselben Fehler zweimal machen muss. Berufsanfänger landen mit ihren Bedenken daher öfter auf dem zweiten Pol der Polfrage. Sie müssen sich mit Vermutungen über den vermeintlichen Schaden begnügen, weil sie sich oft noch auf keine korrespondierende Erfahrung stützen können. Als „eigene Erfahrung“ gelten z.B. selbst erlebte konkrete Situationen oder Beispiele, die der Bedenkentragende benennen kann. Hier haben wir wieder die Subfrage expliziert und ihr einen eigenen Kasten gegeben: „Was ist deine Erfahrung?“ Kann der Bedenkentragende hier nichts nennen, dann vermutet er nur.

Bedeutender Schaden oder sicher genug?

Wenn der Bedenkentragende nur vermutet, dann wird sein Bedenken noch nicht aussortiert. Das letzte Kriterium hat noch eine Sub-Frage für den Fall, dass der Schaden nur vermutet wird. Unter dieser Bedingung (und nur unter dieser Bedingung) stellt man die Frage „Befürchtest du, dass bedeutender Schaden eintreten könnte, bevor wir nachsteuern können, oder ist es sicher genug, um es zu versuchen, wissend, dass wir es jederzeit wieder korrigieren können?“ Wir haben die Frage nur unwesentlich in der Wortwahl verändert, aber das Wort „bedeutend“ fett hervorgehoben. Zudem haben wir bei den Tipps den Hinweis ergänzt, dass man als Facilitator nicht weiter nachbohren sollte, wenn jemand „bedeutenden Schaden“ anmeldet. Der Bedenkentragende ist hier der ausschlaggebende Sensor, selbst wenn man als Facilitator die Spannung nicht fühlt.

Ergebnis: „integrationspflichtiger Schaden“

Wenn ein Bedenken alle Testfragen meistert, steht ganz unten anstelle von „gültiger Einwand“ als Ergebnis „integrationspflichtiger Schaden“. Das Bedenken hat sich als eine Spannung erwiesen, die integriert werden muss. Da Novizen-Facilitatoren hier oft im weiteren Ablauf stolpern, haben wir den folgenden Hinweis ergänzt: „Prüfe auf weitere Spannungen durch den Vorschlag und gehe erst nach Abschluss der Runde in die Integration“.

Verfassungskonformität der Sprachänderungen

Die Holakratie Verfassung muss für unsere Änderungen nicht eigens angepasst werden (obwohl man irgendwann darüber nachdenken könnte). Die angelegten Kriterien entsprechen 100% den Kriterien für “Einwände” in der Verfassung v4.1, bzw. v5.0. Bislang ist es nur eine Variation in der Didaktik des Prozesses. Wir haben die Intention des Prozesses lediglich in eine förderlichere Sprache übersetzt.

Unsere bisherige Erfahrung ist, dass die neue Governance Karte besser funktioniert als die alte Karte. Wir werden das intern bei Hypoport weiter ausprobieren und die Innovationen dann auch mit der breiteren Community of Practice jenseits von Hypoport teilen, wenn wir das Gefühl haben, dass die neue Version stabil genug ist.

Änderungen in der Tactical Karte

Optisch kommt auch die Tactical Karte jetzt im neuen Hypoport Gewand daher. Check-In und Abschlussrunde sind als menschenbezogener „be“-Anteil des Prozesses in grün hinterlegt, im Kontrast zu den stärker arbeitsbezogenen Schritten des Prozesses auf weißem Hintergrund. Beide Schritte enthalten jetzt eine ausformulierte Frage, die der Facilitator zu Beginn und zum Abschluss vorlesen kann.

Die Beschreibung der Schritte Checklisten Durchsicht, Kennzahlen Durchsicht, Projekt Fortschritte, Agenda erstellen und Spannungen verarzten auf der Vorderseite wurden nur leicht angepasst. Alle Schritte haben anstelle einer Nummer ein eigenes Icon bekommen.

Auch bei der neuen Tactical-Karte finden sich die meisten Änderungen auf der Rückseite.

Den generellen Ablauf der Spannungsprozessierung mit den Kernfragen „Was brauchst du?“ und „Hast Du alles, was du brauchst?“ findet der Facilitator im Block oben. Darunter findet man die möglichen Pfade, die man nutzen kann, um eine Spannung zu lösen.

Pfade mit klarem Lösungsablauf

Die jeweiligen Pfade sind in Rot übertitelten Boxen von A-D nummeriert und enthalten die Frage, die man dem Spannungsgebenden als Angebot stellen kann, um herauszufinden, was ihm helfen würde. Sobald sich der Spannungsgebende für einen Pfad entschieden hat, muss man nur noch dem Ablauf der Schritte folgen, um zu einem passenden Output zu gelangen. Zusätzlich gibt es „Achten auf“-Kästen mit Tipps für jeden Pfad und Querverweisen zu anderen, passenden Pfaden.

Neu: Diskussionsfokus halten

Wir haben noch einen allgemeinen „Achten auf“-Kasten hinzugefügt, um den Diskussionsfokus zu halten. Bei Beiträgen durch andere, die nicht durch Agendapunktinhaber:in eingeladen oder lang erscheinen, sollte der Facilitator ggf. den Beitrag unterbrechen und fragen: „Hilft dir das?“

• Wenn „ja“: halte den Rahmen und manage die Zeit.
• Wenn „nein“: an Agendapunktinhaber:in „Was brauchst du dann?“

Diese Tipps fanden sich bisher nur auf dem Tactical Spickzettel. Wir fanden sie aber relevant genug, um dem Facilitator zu helfen, die Diskussion in der Spur zu behalten – ganz gleich welchen Pfad der Agendapunktinhaber am Ende wählt. Daher haben wir sie an prominenter Stelle mit aufgenommen.

Es soll etwas getan werden

Hier haben wir den genauen Ablauf des Pfades präzisiert und durchnummeriert. Erst muss das gewünschte Ergebnis erfasst werden, dann wird nach der angefragten Rolle gefragt. Wenn diese genannt wurde, wird die gefragt, ob es zu ihrem Purpose oder ihren Accountabilities passt, das Projekt oder die Aktion so anzunehmen. Falls zuvor keine passende Rolle in der Governance gefunden wurde, wird das Projekt vom Lead Link angefragt.

Informationen einholen und teilen

Die Fragen für diese Pfade wurden jeweils um zwei Aspekte ergänzt. Statt „Brauchst du Informationen?“heißt es nun „Brauchst du Informationen, Ideen oder Rückmeldungen?“ Dasselbe bei „Willst du Informationen, Ideen oder Rückmeldungen teilen?“ Diese Ergänzungen geben den Agenapunktinhabenden mehr Impulse und Denkanstöße darüber, wie sie diesen Pfad jeweils nutzen können.

Punktgenaue Instruktionen für Secretaries

Die Karte enthält nun auch Instruktionen für den Secretary, die durch ein eigenes Icon hervorgehoben sind. Wenn etwas getan werden soll (C), soll er das gewünschte Ergebnis erfassen und später eine passende Rolle in der Governance suchen und den zugehörigen Rollenfüller erfassen. Bei Info einholen oder teilen (A, B) soll er nichts mitprotokollieren und bei einer wiederkehrenden Erwartung (D) soll er möglichst die zugrundeliegende Spannung und nicht schon die gewünschte Governance Lösung erfassen. All das kann der Facilitator nun mitverfolgen und instruieren, falls der Secretary noch wenig Erfahrung hat.

Fazit und Ausblick

In unseren Trainings warnen wir die Teilnehmer:innen immer davor, die holakratischen Prozesse anzupassen. Anpassungen der Praxis oder der Verfassung sollten nicht leichtfertig vorgenommen werden, weil die Regeln tiefer gehen, als die meisten denken. Man sollte wissen, was man da tut. Die in den neuen Facilitationkarten vorgeschlagenen Anpassungen hingegen sind in intensiven Praxiserfahrungen gegründet. Wir lösen damit einige der zentralen Spannungen, die wir als Trainer für Holakratie wieder und wieder erlebt haben.

Im hola::be Kreis sind wir sehr stolz auf diese Innovationen und wir denken, dass sie die Holakratie-Praxis bei Hypoport (und darüber hinaus) vereinfachen werden. Sie haben das Potential, die Sprachkonventionen in der breiteren Community of Practice weiter zu entwickeln.

Wir sind sehr interessiert an allen Erfahrungen, die ihr im Umgang mit den neuen Karten sammelt. Was funktioniert besser, was schlechter? Lasst es uns wissen. Ihr könnt aktiv mitwirken an der Evolution einer Praxis, die das Zeug hat, die Arbeitswelt zu revolutionieren.

Viel Erfolg mit den neuen Karten in der Praxis!